Nieuwe weg Filmfonds

Het visitatierapport van OCW gaf het Filmfonds in december een ruime voldoende. De commissie maakte wel enkele kritische opmerkingen over dubbelrollen en objectiviteit, die grotendeels overeenkomen met de eigen conclusies van het Filmfonds in een zelfevaluatie. Inmiddels zijn er verbeteringen doorgevoerd.

De visitatiecommissie heeft tussen juli en december vorig jaar alle zeven cultuurfondsen en de negen sectorinstituten doorgelicht in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De visitatiecommissie signaleerde onder meer dat de sectorhoofden van het Filmfonds dubbelrollen vervullen. "De sectorhoofden zijn betrokken bij de werving van de adviseurs, bepalen welke adviseurs in de commissie zitten, bereiden de vergadering voor en leiden de vergadering. Ook het advies komt onder hun verantwoordelijkheid tot stand. Volgens de commissie zijn dit te veel taken in één hand. Het risico van ‘procedural impropriety’ is sterk aanwezig."

De commissie merkt verder op dat er voorafgaand aan de beoordeling door de adviescommissies geen sturing is door het fonds. "Fondsmedewerkers controleren de aanvraagvoorwaarden, de staat van dienst van de producent en voeren een financiële analyse uit, maar er wordt geen preadvies gegeven over de volledige aanvraag."

Ook de manier waarop adviescommissies de aanvragen beoordelen kan volgens de commissie scherper, "bijvoorbeeld door heldere criteria te ontwikkelen die iedere adviseur op dezelfde wijze toepast. Adviseurs beoordelen aanvragen nu op basis van hun eigen expertise. De commissie vindt niet dat deze gang van zaken leidt tot foutieve beoordelingen, maar heeft wel haar twijfels over de objectiviteit van deze werkwijze." De visitatiecommissie bestond uit scenarioschrijver Willem Capteyn en Jan Vandierendonck, die werkzaam is geweest bij het Vlaams Audiovisueel Fonds. 

In reactie hierop verklaart het fonds dat de reglementen en de beoordelingscriteria inmiddels doorgelicht, samengevoegd en aangescherpt zijn. De planning is de herziene regelgeving in het tweede kwartaal van 2011 in te voeren. Daarbij is gekozen voor een indeling naar het productieproces van een film in plaats van naar categorie, waardoor herhaling wordt vermeden. De ongeveer 26 oude regelingen zijn teruggebracht naar vijf regelingen. Er worden ook nieuwe beoordelingsformulieren voor de adviseurs opgesteld.

Het fonds heeft daarnaast een Financieel & Productioneel protocol opgesteld voor aanvragers dat per 1 januari 2011 is ingevoerd. Voorwaarden waar een aanvraag aan moet voldoen en waarop een project na toekenning wordt gecontroleerd staan hierin vermeld. Fondsmedewerkers kunnen bovendien aan de hand van dit protocol de voorwaarden toetsen zodat met gelijke maat gemeten wordt. Ook is er een nieuw subsidiemanagementsysteem ontwikkeld waardoor het beheer en de analyse van projecten sterk verbetert. Nieuwe aanvraagformulieren worden aan dit systeem gekoppeld en digitaal aanvragen wordt vanaf de zomer van 2011 mogelijk.

Het Filmfonds laat verder weten dat intern de organisatiestructuur, functies en bedrijfsprocessen zijn aangepast. Zo zijn er een subsidiebureau en financiële afdeling opgezet. De financiële afdeling draagt zorg voor het financiële beheer van het fonds en stelt samen met het subsidiebureau een pre-advies per aanvraag op.

De projectbegeleiders en -medewerkers van het Filmfonds werken sinds 2010 samen in het subsidiebureau, waarbij een coördinator de logistieke afstemming en eenduidigheid van werkwijze tussen de categorieën moet waarborgen. De adviescommissie wordt eveneens samengesteld door het subsidiebureau. Volgens het Filmfonds zijn op die manier mogelijke dubbelrollen van de hoofden geadresseerd.

De visitatiecommissie is vol lof over de nieuwe directeur Doreen Boonekamp. ‘Door de combinatie van inhoudelijke kennis over de filmsector en bestuurlijke kennis en ervaring van de directeur is het fonds in staat een nieuwe weg in te slaan.’

Mariska Graveland